Nematomas pokytis versle: kodėl ir kada darbo aplinkos valdymas tapo strateginiu klausimu

Dar visai neseniai darbo aplinkos valdymas daugelyje įmonių buvo laikomas technine ar administracine funkcija. Tačiau, ekspertų teigimu, pastaraisiais metais brandžių organizacijų požiūris į ją iš esmės keičiasi. Pagrindinės priežastys – augantys infrastruktūros kaštai, darbo rinkos pokyčiai ir vis didesnė biuro aplinkos reikšmė darbuotojų pritraukimui bei produktyvumui.

„Pandemija ir po jos sekusios krizės privertė verslą iš naujo įvertinti ilgalaikį veiklos planavimą. Energetikos krizė Europoje parodė, kad pastatų išlaikymo kaštai gali staiga išaugti ir tapti rimtu finansiniu iššūkiu. ESG reikalavimai bei klimato reguliavimas reiškia, kad energinis efektyvumas jau daro įtaką ir finansavimo sąlygoms. Tuo pat metu tyrimai vis dažniau rodo, kad darbo aplinkos kokybė tiesiogiai veikia darbuotojų produktyvumą ir organizacijų gebėjimą pritraukti bei išlaikyti talentus“, – sako regione lyderiaujančios NT paslaugų bendrovės „Newsec“ Turto valdymo paslaugos vadovas Lietuvoje Justas Bandza.

Tarptautinės nekilnojamojo turto ir konsultacijų bendrovės savo ataskaitose pastaraisiais metais pabrėžia dar vieną aiškią tendenciją: biurai pasaulyje mažėja, bet kartu tampa kokybiškesni.

„Didelės įmonės šiandien dažnai nebeplečia biurų ploto, o priešingai – optimizuoja jį. Vietoje to jos renkasi geresnes lokacijas, investuoja į patrauklesnę darbo aplinką, modernizuoja infrastruktūrą. Biuras vis dažniau tampa darbuotojų pritraukimo ir išlaikymo įrankiu. Tačiau tam reikalingas ne tik dizainas, bet ir sklandžiai veikianti visa paslaugų sistema“, – pažymi ekspertas.

Pasak jo, besikeičiančios taisyklės kuria ir naujus iššūkius bei paslaugas jiems spręsti.

„Vis daugiau organizacijų, vedamos didesnio efektyvumo bei konkurencingumo poreikio, pereina prie integruoto darbo aplinkos valdymo – vadinamojo Office Care Management (OCM). Tai modelis, kai pastatų priežiūra, techninis aptarnavimas, energijos valdymas, administravimas, tiekėjų koordinavimas ir kitos biuro paslaugos sujungiamos į vieną sistemą. Paprastai kalbant, įmonės vadovui nebereikia spręsti, kas administruos biurą, kas bus kavos tiekėjas ar kas rūpinsis technine priežiūra ir valymu“, – aiškina tokias paslaugas visose Baltijos šalyse teikiančios bendrovės atstovė.

Pasak jo, šis sprendimas populiarėja ir dėl labai praktinės priežasties: mažesnių veiklos kaštų.

„Kai įmonės bando viską organizuoti pačios, atsiranda fragmentacija: skirtingi tiekėjai, nevienodi standartai, skirtingos atsakomybės ribos. Iš pradžių tai gali atrodyti lankstu, tačiau ilgainiui sistema tampa sudėtinga ir brangi. Integruotas modelis leidžia optimizuoti procesus ir dažnu atveju kainuoja gerokai pigiau nei viską organizuojant viduje“, – teigia „Newsec“ atstovė.

Tarptautiniai tyrimai Jungtinėje Karalystėje rodo, kad prastai organizuota darbo aplinka ir infrastruktūros trikdžiai ekonomikai kasmet kainuoja milijardus svarų dėl prarasto darbo laiko ir sumažėjusio produktyvumo. Nors šie nuostoliai ne visada tiesiogiai atsispindi finansinėse ataskaitose, jie daro tiesioginę įtaką organizacijų rezultatams.

„Didžiausia problema dažnai slypi ne techniniuose gedimuose, o pačiame valdymo modelyje. Kai atsakomybės išskaidytos, organizacija praranda kontrolę. Integruota sistema leidžia aiškiai apibrėžti atsakomybes ir sumažinti priklausomybę nuo pavienių žmonių ar tiekėjų“, – teigia J. Bandza.

Pasak jo, energetikos kainų šuoliai Europoje pastaraisiais metais tapo lūžio tašku didelei daliai įmonių. Pastatai yra vieni didžiausių energijos vartotojų, todėl jų efektyvus valdymas tiesiogiai veikia pelningumą.

Be to, investuotojai ir bankai vis dažniau vertina infrastruktūros tvarumą. ES tvarumo reikalavimai reiškia, kad energijos vartojimo rodikliai bei emisijos gali turėti įtakos finansavimo sąlygoms.

„Struktūruotas darbo aplinkos valdymas leidžia planuoti ilgalaikį kaštų mažinimą bei energijos vartojimo efektyvinimą. Tad natūralu, kad didieji Europos verslai tai vis dažniau vertina kaip investiciją į ilgalaikį atsparumą“, – sako „Newsec“ atstovė.

Dar vienas svarbus aspektas, Justo Bandzos teigimu, yra vadovų laiko paskirstymas. Harvardo verslo mokyklos tyrimai bei reali verslo praktika rodo, kad aukščiausio lygio vadovai nemažą dalį laiko vis dar skiria nenumatytiems operaciniams klausimams.

„Brandžioje organizacijoje vadovų laikas neturėtų būti skiriamas infrastruktūros trikdžiams. Sistema turi veikti taip, kad šie klausimai būtų išsprendžiami struktūriškai, o vadovai galėtų koncentruotis į strategiją“, – pabrėžia ji.

Pasak „Newsec“ atstovės, būtent dėl šių priežasčių daug tarptautinių bendrovių pastaraisiais metais centralizavo infrastruktūros valdymo funkcijas skirtingose šalyse.

„Skirtingos jurisdikcijos reiškia skirtingus reikalavimus, tačiau verslo logika turi išlikti ta pati. Vieningas darbo aplinkos valdymo modelis leidžia išlaikyti kontrolę ir prognozuojamumą, nepaisant geografinės plėtros. Infrastruktūra veikia geriausiai tada, kai jos nepastebime. Tačiau jos kokybė lemia, ar verslas gali augti be trikdžių“, – apibendrina „Newsec“ Turto valdybo paslaugos vadovas Lietuvoje Justas Bandza.